Comment Trello nous aide à améliorer l’organisation de l’agence

7 Commentaires

Pour continuer dans la lancée initiée par Florent consistant à ne pas proposer sur le blog uniquement des articles sur le SEO mais aussi de faire découvrir l’organisation de SEOh, j’ai décidé aujourd’hui de vous expliquer comment nous utilisons Trello pour améliorer notre gestion des études SEO.

Trello, qu’est-ce que c’est ?

Trello est une webapp de gestion de tâches, simple, intuitive et extrêmement adaptable (non, je n’ai pas été payé pour écrire cet article :-)). Quand on a commencé à l’utiliser en 2011, Trello était totalement gratuit, ce n’était d’ailleurs même pas encore une entreprise à part entière. Aujourd’hui, avec plus d’un million d’utilisateurs réguliers, ils ont fait une version Business. La version gratuite est toujours largement suffisante, c’est d’ailleurs celle-ci que nous utilisons.

Dans Trello, des tâches sont des « cartes », que l’on place dans des « listes », toutes contenues dans un « tableau ». Les listes sont entièrement personnalisables. On obtient donc une to-do classique en créant deux listes : à faire / fait. Mais on peut aussi gérer une organisation plus complexe : Trello utilise Trello pour gérer les suggestions d’amélioration de la communauté et le calendrier de développement de leur outil 🙂

Le flux d’une demande d’étude

Quand un visiteur de notre site internet renseigne ses informations pour une demande d’étude sur le formulaire dédié, plutôt que de recevoir un email contenant toutes les informations renseignées (Nom, téléphone, URL, budget…), un code PHP appelant l’API Trello transforme automatiquement cette demande en une carte  s’ajoutant à la liste « Demande Devis » contenant ces données :

Les cartes Trello

Les membres de l’équipe peuvent alors consulter la demande, la classer dans les demandes intéressantes et se l’attribuer (chaque membre peut se créer un avatar).

Après avoir appelé le client pour obtenir des informations supplémentaires sur son projet de référencement que l’on note habituellement dans une « fiche navette », on déplace la carte dans la liste correspondante au jour sur lequel on prévoit de travailler sur l’étude (une liste par jour : de lundi à vendredi). Cette organisation permet à chaque consultant de gérer son agenda efficacement et de ne pas se surcharger en étude à réaliser un même jour ou une même semaine.

Un des gros avantages de Trello est de proposer énormément d’options de personnalisation d’une carte. On peut donc joindre la fameuse « fiche navette » à la carte correspondante via Google Doc, ajouter des labels personnalisés, commenter la carte au fur et à mesure des discussions avec le prospect, etc.

Les cartes sont personnalisables

Bon OK, il y a une faute d’accord sur « Informations reçu par mail », mais c’est un outil interne…

Et vous, quel outil/logiciel de gestion de tâche utilisez-vous au quotidien ?

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7 Commentaires
    • Maria
    • 4 novembre 2014
    Répondre

    Nous utilisons des kanbantool.com pour notre gestion de workflow.

    • Guillaume DOKI-THONON
    • 12 octobre 2014
    Répondre

    Je n’ai pas eu l’occasion de tester SugarCRM, en tout cas, si vous testez Trello, n’hésitez pas à me faire un petit retour d’expérience sur la comparaison entre les 2 CRM !

  1. Répondre

    Cette solution me tente, je vais la tester. Nous utilisons SugarCRM pour la gestion des tâches, des appels, devis etc.

  2. Répondre

    Personnellement j’utilise un grand tableau noir et de la craie, je préfère l’aspect analogue 🙂 et ça me sort un peu la tête de l’écran.

      • Guillaume DOKI-THONON
      • 21 septembre 2014
      Répondre

      C’est aussi une solution, et encore plus intuitif, mais probablement un peu difficile à gérer à partir de 2 utilisateurs 😉

    • Simon
    • 20 septembre 2014
    Répondre

    Perso j’utilise basecamp et trello me tente bien, mais un peu la flemme de tout migrer ! Bonne idée d’ouvrir le blog sur les coulisses de seoh, vivement les prochains articles !

      • Guillaume DOKI-THONON
      • 21 septembre 2014
      Répondre

      Salut Simon,

      On utilise aussi BaseCamp pour la gestion de nos développements d’outils interne mais je trouve Trello plus intuitif pour des « non-développeurs ».

 

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